Ако радите као фриленсер или водите компанију, сигурно знате да Обавезно чувајте рачуне. годинама. Али када почнете да гомилате папире у фасциклама и кутијама, јавља се сумња: Шта да радим са свим овим отпремницама? Да ли сам дужан да их чувам?
Многа предузећа, посебно у секторима као што су угоститељство, малопродаја или логистика, свакодневно су окружена отпремницама. Одвојите која документа је неопходно чувати, а која се могу безбедно уништити То је кључно за избегавање казни, добијање простора и одржавање реда на рачунима. Хајде да то погледамо мирно и са јасним примерима.
Шта је тачно отпремница и чему служи?
Отпремница је, у суштини, комерцијални документ којим се бележи да је роба испоручена или да је услуга пружена између две стране. То не доказује плаћање, већ испоруку: добављач доказује да је купац примио оно што је договорено.
Нормално Отпремница се издаје у тренутку испоруке робе или завршетка услуге.Пре него што се генерише фактура, достављач или добављач презентује поруџбину, купац је проверава и потписује ако је све исправно. Овај потписани документ служи као доказ о испоруци.
У операцијама које укључују транспортну или курирску компанију, Отпремница такође служи као пратећа документација у случају потенцијалних рекламација.: омогућава доказ да је пакет стигао на одредиште и да га је прихватио прималац или особа која га је потписала.
Иако може изгледати као „мањи“ документ, Отпремница има велики оперативни и правни значај: помаже у избегавању спорова око испоручених количина, погрешних производа, несташице робе или оштећења током транспорта.
Са пореског и рачуноводственог становишта, отпремница никада не замењује фактуруНије користан за одбитак ПДВ-а, нити за оправдавање прихода или расхода пореским органима, нити за формално евидентирање трансакције у књиговодственим евиденцијама.
Информације које отпремница мора да садржи да би била валидна
Иако отпремница нема фискалну валидност, може имати доказна и гарантна валидностпод условом да прикупља низ минималних података који јасно идентификују операцију.
Да би отпремница била важећа корисно у случају потенцијалних потраживањаОбично укључује, најмање, следеће елементе:
- Место и датум издавања из отпремнице, да би се операција сместила у време и географију.
- Идентификациони код или број документа, што омогућава његово повезивање са наредном фактуром и другим интерним документима.
- Идентификациони подаци пошиљаоца и примаоца (име или назив компаније, NIF/CIF, адреса или адреса за испоруку).
- Место и датум испоруке робе или пружање услуге.
- Детаљан опис производа или услуга: референце, количине, јединице, основне карактеристике итд.
- Потпис и, где је потребно, печат примаоца, који доказују да је испорука извршена и да је купац у том тренутку задовољан.
У многим случајевима, шаблони отпремница такође укључују поља за запажања или инциденти (на пример, ако постоје оштећени или недостајући пакети или било која друга аномалија), нешто веома корисно када желите да забележите да роба није стигла у беспрекорном стању.
Вредносна отпремница и невредносна отпремница: кључне разлике
Једна од најважнијих разлика између отпремнице и фактуре је то што Није обавезно наводити цену производа или услуга на отпремници.То доводи до два прилично уобичајена начина:
Када документ садржи јединична цена сваке ставке, сви попусти, ПДВ и укупни трошкови трансакције, говори се о вредносни отпремни листУобичајено је у пословним односима где добављач жели да купац од самог почетка види цену онога што се испоручује.
Међутим, ако се појаве само референце, опис и количина производа или услугаБез икаквих економских бројки, суочавамо се са отпремница без процене или није процењенаОвај тип се често користи када желите да спречите треће стране да виде цене (на пример, код испорука малопродајним објектима).
У оба случаја, кључ је исти: Ниједна отпремница, ма колико детаљна била, нема никакве пореске импликације.Чак и ако постоје цене, оне не служе као фактура и саме по себи не стварају обавезу пријављивања ПДВ-а или његовог евидентирања као прихода или расхода.
Фигура „отпремница-фактура“Један документ који служи истовремено и као отпремница и фактура. У тим случајевима, под условом да документ испуњава све законске услове за фактуру, Да, имаће пуну пореску валидност. и чува се и евидентира као такав.
Кључне разлике између отпремнице и фактуре
Да бисте избегли забуну, најбоље је бити веома јасан главне разлике између отпремнице и фактуреПошто, иако обично иду руку под руку, сваки од њих испуњава другачију функцију унутар циклуса куповине и продаје.
Прво, Фактура је обавезан документ са правном и фискалном валидношћу.Иако отпремница није законски обавезна у комерцијалној трансакцији, фактура служи као доказ о економској трансакцији и користи се у пореске сврхе.
Друго, Само фактура оправдава плаћање и омогућава вам да одбијете ПДВ или евидентирате расход или приходОтпремница само потврђује да је дошло до испоруке или услуге, али не доказује да је извршено одговарајуће плаћање или наплата.
Још једна велика разлика има везе са садржајем: Свака фактура мора да садржи цену, применљиву стопу ПДВ-а, опорезиве износе и укупан износ за плаћање.Насупрот томе, отпремница може, али и не мора да садржи цене, у зависности од тога да ли је у питању вредносна или невредносна отпремница.
Штавише, са становишта архивирања и формалних обавеза, Фактура се мора чувати у одређеним законским роковима.Док отпремница, у принципу, нема ту општу обавезу... осим у одређеним случајевима које ћемо ускоро видети.
Општа обавеза чувања фактура и других докумената
Пре него што се упустимо у конкретну обавезу чувања отпремница, важно је запамтити како то функционише чување фактура и рачуноводствене и пореске документације у ШпанијиТу долазе до изражаја Трговачки законик, Општи порески закон и прописи о ПДВ-у.
С једне стране, члан 30. Трговачки законик У њему се наводи да послодавци морају сачувати књиге, преписку, документацију и пратећа документа везано за њихово пословање, правилно уређено, током најмање шест година од последњег извршеног књиговодственог књижења.
С друге стране, Опште пореско право успоставља уопштено Застарелост од 4 године како би пореске власти могле да провере и врше инспекцију пореза. То значи да се, искључиво у пореске сврхе, фактуре и пратећа документација у вези са порезима морају чувати најмање тај период.
Прописи о ПДВ-у, посебно члан 165. Закона о ПДВ-у и члан 29.2.е) Општег пореског закона, захтевају од предузећа и професионалаца да издаје, доставља и чува фактуре и признанице њиховог пословања током периода застарелости пореског поступка. Ово утиче и на издате и на примљене фактуре.
У пракси се примењује најстрожи стандардни критеријум: Ако документ има комерцијални и порески значај, чува се најмање шест година.Поред тога, постоје посебни случајеви (инвестициона добра, надокнада негативних пореских основица, операције са инвестиционим златом итд.) у којима се рокови могу продужити на десет или више година.
Да ли је обавезно чување отпремница?
Кључно питање је: Да ли се обавеза чувања докумената односи и на отпремнице? Одговор је, генерално говорећи, да не постоји тако крута законска обавеза као у случају фактура, али постоје важне нијансе.
У општем смислу, Отпремнице нису документи са фискалном валидношћу. и нису изричито укључени међу пратећу документацију коју прописи захтевају да се чувају током 4 пореске године или 6 пословних година. Стога, ако погледамо само закон, Не постоји обавеза да их увек чувате.
Међутим, постоји један веома специфичан случај у коме отпремница постаје једнако важна као и сама фактура. Пореска управа је јасно ставила до знања да, када фактура не описује детаљно извршене операције и изричито се позива на садржај отпремнице, онда се та отпремница сматра битним делом фактуре.
У том случају, Да, постоји обавеза чувања отпремнице заједно са фактуром., за исти период и са истим гаранцијама интегритета, читљивости и доступности за Администрацију.
Другим речима, Не морате аутоматски чувати све отпремнице.Међутим, дужни сте да сачувате оне на које се позива у фактурама, без репродуковања њиховог садржаја, јер би без њих фактура била непотпуна у очима пореских органа.
Улога отпремница у обичним фактурама
У обичне фактуре (они који документују једну трансакцију на одређени датум), уобичајено је да Сама фактура треба детаљно да опише робу или услуге које се наплаћују.Референце, количине, цене, основе, порези… све у истом документу.
У овим ситуацијама, може се десити да је претходно издата отпремница као доказ о испоруци, али ако коначна фактура не помиње ту отпремницу или једноставно у потпуности репродукује њене информацијеНе постоји посебна законска обавеза чувања претходног документа.
Зато се многа предузећа одлучују за Уништите отпремнице за обичне фактуре када се потврди да се подударају са примљеном фактуром. и да нема разлика у количинама, производима или ценама.
Међутим, са становишта интерног управљања и контроле, то може бити практично Привремено чувајте отпремнице док не потврдите да нема рекламација нема проблема са купцем или испоруком, посебно у секторима где су повраћаји уобичајени.
Укратко, на обичним фактурама: Ако фактура не садржи упутство о отпремници или не садржи све њене податке, можете без тог отпремног листа. када је трансакција затворена и без сукоба.
Збирни фактури и обавеза чувања отпремница
Сценарио се мења када се збирне фактуреОве фактуре су веома честе у пословним односима са честим испорукама. Оне се групишу заједно више трансакција обављених са истим клијентом у истом календарском месецу, уместо издавања фактуре за сваку испоруку.
Збирне фактуре скоро увек зависе од издавање претходних отпремницакоји документују сваку испоруку робе или сваку пружену услугу. На крају месеца издаје се једна глобална фактура која сумира ове трансакције.
Према Пореској агенцији, када се користе збирне фактуре, могу се појавити одређени проблеми. две веома јасне ситуације:
- Да је сажета фактура Укључите детаљан опис садржаја свих отпремница.Описи производа, количине, датуми испоруке итд. У овом случају, отпремнице више нису неопходне као пореска документација и, стога, Могли су бити уништени без кршења прописа.
- Да је сажета фактура Само наведите бројеве или шифре на отпремницама.Међутим, немојте репродуковати информације које садрже (ни производе, ни количине, нити конкретне датуме). Овде се ствари потпуно мењају.
У том другом случају, Да, постоји обавеза чувања отпремница приложених уз фактуру.Разлог је једноставан: прописи захтевају да фактура описује трансакције, а ако се тај опис налази у отпремницама, онда отпремнице постају неважеће. битан и неодвојиви део фактуре.
У пракси то значи да Рачуноводствени досије збирне фактуре која садржи само отпремнице није потпун ако се и ти документи не чувају.Било која пореска инспекција би могла да захтева од њих да провере детаље трансакција.
Отпремнице у угоститељству и кетерингу
У ресторанима, баровима, хотелима и другим угоститељским објектима, Гомилање отпремница је свакодневна појаваСвака испорука производа (храна, пиће, потрошни материјал итд.) обично је праћена одговарајућом потписаном отпремницом.
У овом сектору је веома уобичајено да добављачи издају периодичне фактуре (недељне или месечне) резимиране природеОве фактуре групишу бројне испоруке поткрепљене отпремницама. Стога су правила о којима смо разговарали у вези са збирним фактурама посебно релевантна.
Ако фактуре од ваших добављача угоститељских услуга Они укључују детаље о сваком производу, количини и датуму испоруке.Можете без отпремница након што се провери доследност. Међутим, ако су фактуре ограничене на наведите бројеве отпремница или направите генерички резимеМорате чувати отпремнице уз сваку фактуру.
Такође је вредно запамтити да када отпремница допуњује фактуру, на њега се примењује исти комерцијални период чувања: најмање КСНУМКС година према Трговачком законику, рачунајући од последњег књиговодственог уписа који се односи на ту операцију.
Са практичне тачке гледишта, многи угоститељски објекти се одлучују за дигитализујте отпремнице и фактурекоришћење програма за обрачун и управљање документима који вам омогућавају скенирање или пријем докумената у електронском формату и њихово архивирање на уредан и приступачан начин.
Рокови и начин чувања обавезних отпремница
Када се нађемо у ситуацији да отпремница постане део фактуре (јер се фактура на њу позива и не репродукује њен садржај), период чувања биће исти као и период чувања фактуре коју допуњује.
То значи да, у пореске сврхе, Морате чувати тај сет фактура + отпремница најмање 4 године од датума када се завршава рок за подношење одговарајуће пореске пријаве (на пример, ПДВ-а). Ако, поред тога, то има и комерцијалне последице, Рок трајања ће се повећати на 6 година у складу са Трговачким закоником.
Када операције утичу инвестициона добра или дугорочни одбици, или су повезане са надокнадом негативних пореских основица код пореза на добит предузећа, рокови се могу продужити (до 10 година или колико год је потребно да се те надокнаде правилно докажу).
Што се тиче формата, прописи дозвољавају фактуре и пратећу документацију, укључујући отпремнице, чувају се и на папиру и у електронском форматуВажно је гарантовати да аутентичност порекла, интегритет садржаја и његова читљивост током целог периода конзервације.
Штавише, мора се осигурати да пореска управа може приступите им без непотребног одлагања ако их захтевате, било зато што су физички архивирани или зато што су доступни у рачунарском систему који омогућава њихово тренутно преузимање.
Да ли треба да чувамо и отпремнице које нису обавезне?
Иако закон захтева да се чувају само одређене отпремнице (оне које чине део фактуре изричитом референцом), Топло се препоручује да се остатак отпремница чува, барем у разумном року. које се стварају у свакодневним активностима.
С једне стране, ови документи су веома корисни за решите проблеме са добављачима или купцимаНеслагања у количинама, грешке у фактурама, повраћај робе, захтеви за накнаду штете итд. Потписана отпремница је обично први доказ који се консултује.
С друге стране, код интерних ревизија или рачуноводствених прегледа, Отпремнице помажу у провери праћења операција и проверити да ли фактуре тачно одражавају оно што је испоручено или примљено.
Многи саветници препоручују, као разумну праксу, Чувајте све отпремнице барем док не будете сигурни да неће бити рекламација или корекција на повезаним фактурама, а затим филтрирати само оне које се морају чувати због законске обавезе.
У сваком случају, употреба софтвер за обрачун и управљање документима То знатно олакшава задатак: омогућава вам да повежете сваку фактуру са њеним отпремницама, без обзира да ли их чувате све или архивирате само оне строго неопходне, а смањује и количину ускладиштеног физичког папира.
Свако ко разуме шта је отпремница, које информације треба да садржи и у којим случајевима постаје кључни део фактуре, Моћи ћете да управљате својим рачуноводственим фајловима са много више мира и без непотребног гомилања папира „за сваки случај“..